Introduction of Microsoft Excel And important formulae

माइक्रोसफ्ट एक्सेल स्प्रिडसीटमा आधारीत एकदमै बहुचर्चीत उपयोगी प्रोगाम हो । माइक्रोसफ्ट एक्सेल सर्वप्रथम  १९८५ , सेप्टेम्बर ३० लन्च गरिएको थियो । एउटा एक्सेल सिटभित्र १०४८५७६ रो अनि १६३८४ ओटा कोलम हुने गर्दछ । यो सफ्टवेरको प्रयोग गरेर मुख्यत तपाईले डाटा इन्ट्रिको लागि प्रयोग गर्न सक्नुहुनेछ । यो प्रोगाम कुनै पनि व्यवसायि , कर्मचारी वा विद्यार्थी ,म्यानेजर , वितरक , गृहणी सबैको लागि एकदमै उपयोगि छ । यो सफ्टवेर पनि अफिस प्याकेज अन्तर्गत पर्ने अत्यन्तै महत्वपुर्ण प्रोगाम हो । यो प्रोगामको प्रयोग गरेर हामी हिसाबकिताबका काम गर्ने देखि , विभिन्न किसिमका चार्टहरु तयार पार्ने काम एकदमै छिटो तथा सरल रुपमा गर्न सकिन्छ । यसको प्रयोग गरेर गणितिय कामहरु , आर्थिक हिसाबकिताब , डाटाको विश्लेषण जस्ता विभिन्न कार्यहरु गर्न सक्निछ । 

माइक्रोसफ्ट एक्सेलको परिचय ः 

माइक्रोसफ्ट एक्सेलका के के कस्तो क्षेत्रमा   प्रयोग गर्न सकिन्छ भन्ने विषयमा तल बुदागत रुपमा स्पष्टरुपमा राखिएको छ । 

१) शिक्षाको क्षेत्रमा माइक्रोसफ्ट एक्सेलको प्रयोग

शिक्षकहरुले विभिन्न किसिमका टेबल स्टाइल , सेप , चार्ट , डाटा टुल्स र सुत्रहरुको प्रयोग गरेर कक्षाकोठामा विद्यार्थीहरुलाई पढाउन सक्छन । विद्यार्थीहरुले एक्सेलको प्रयोग गरेर सामान्य हिसाबकिताबहरु गर्न सक्छन । शिक्षकहरुले एक्सेलभित्र टेबल बनाएर पढाउन सक्छन । जसले गर्दा विद्यार्थीलाई कुनै पनि कुरा बुझाउन सहज हुन्छ । अझ टेबललाई .चार्ट बनाएर देखाउदा विद्यार्थीहरुले सहज तरिकाले बुझनेछन । 

२) व्यापारमा माइक्रोसफ्ट एक्सेलको प्रयोग

यो सफ्टवेर ब्यापार गर्नेहरुले पनि प्रयोग गर्न सक्छन । सानो देखि ठुलठुला कम्पनिसम्मले यसलाई प्रयोग गर्न सक्छन र गरिरहेका पनि छन । यसको विभिन्न किसिमका विजनेश कार्यमा प्रयोग गर्न सकिन्छ । यसको प्रयोगले समयको बचत हुन्छ । यसको प्रयोग गरेर बजेट योजना बनाउन , आम्दानी र खर्चको हिसाबकिताब गर्न , सेवा तथा सुविधाको मुल्याङकन तथा व्यवस्थापन , ग्राहकको विवरण व्यवस्थापन गर्न जस्ता कार्यमा प्रयोग गरेर व्यवसायलाई चुस्त दुरुस्त बनाउन सकिन्छ । 

३) घरायसि काममा माइक्रोसफ्ट एक्सेलको प्रयोग

घरायसी काममा पनि आफ्नो परिवारको दैनिक आम्दानी तथा खर्चको विवरण यसको प्रयोग गर्न सकिन्छ । यसले गर्दा आम्दानी र खर्चको विश्लेषण गर्न सहज हुन्छ । गृहणीहरुलाई एक्सेलको पुर्णरुपमा जानकारी भएमा आफ्नो बालबालिकालाई यसको बारेमा सिकाउन पनि सहज हुन्छ । साथै घरबाटै एक्सेलसँग सम्बन्धित अन्लाइन काम गरेर पनि पैसा कमाउन सक्छन । 

माइक्रोफ्ट एक्सेलको प्रयोग गरेर गर्नसकिने केही महत्वपुर्ण कार्यहरु ः

१) आफ्नो कारोबारको हिसाब गर्नु 

यदि तपाई व्यवसायी हो भने तपाइले यसको प्रयोग गरेर सिस्टमाटिक तरिकाले प्रयोग गरेर यहि सफ्टवेरभित्र हिसाबकिताब गर्न सकिन्छ । यस प्रोगाममा डिफल्ट सुत्रहरु हुने गर्दछन । जसको प्रयोग गरेर तपाई जोड , घटाउ , गुणन , भाग सबै कार्यहरु गर्न सक्नुहुनेछ । 

२) डाटाहरुको चार्ट बनाउन 

माइक्रोसफ्ट एक्सेलको प्रयोग गरेर तपाइले आफ्नो डाटाहरुलाई सजिलैसँग चार्टमा कन्भर्ट गर्न सक्नुहुनेछ । चार्ट भित्र पनि तपाईले पाइचार्ट , कोलम चार्ट , लाइनचार्ट , एरिया चार्ट जस्ता विभिन्न किसिमका चार्टहरु उपलब्ध छन । यसको प्रयोग गरेर तपाई जस्तै डाटालाई पनि सरल तरिकाले चार्टमा देखाउन सक्नुहुन्छ । साथै स्कुलहरुले आफ्नो विद्यार्थिहरुको बारेमा पनि ।िपोर्ट बनाउन सक्छन । 

३) कर्मचारीहरुको डाटा रेकर्ड गर्न 

कुनै पनि अफिसमा काम गर्ने कर्मचारी हरुको सम्पुर्ण डाटा पनि तपाइले एक्सेलभित्र स्टोर गर्न सक्नुहुनेछ । एक्सेलको प्रयोगले कुन कर्मचारी कति दिन काममा आयो , कुन कर्मचारीको कति तलब उपलब्ध छ , कति दिन काममा अनुपस्थित भयो जस्ता सम्पुर्ण डिटेलहरु राख्न सकिन्छ । 

४) कन्डिसनल फरम्याटीङ गर्न 

एक्सेलको प्रयोग गरेर हामी डाटाहरुलाई विभिन्न फन्ट , कलर प्रयोग गरेर डाटाहरुलाई आकर्षक बनाउन सक्छौ । यसको प्रयोग गरेर कठिन भन्दा कठिन कार्यहरु पनि यसमा उपलब्ध टुल्सहरुको प्रयोग गरेर सहज तरिकाले सम्पन्न गर्न सकिन्छ । 

५) डाटा विश्लेषण गर्न 

माइक्रोसफ्ट एक्सेलले कुनै पनि विवरणलाई विश्लेषण गर्न पनि सघाउ पु¥याउदछ । कुनै पनि कम्पनिको डाटा विश्लेषण गर्नु आजको जमानामा अत्यन्तै जरुरी छ । हामी यसको प्रयोग गरेर ग्राहकको विचार , कम्पनिको विक्रीवितरण , कार्यक्रमहरुको तर्जुमा जस्ता कार्यहरु सहज तरिकाले गर्न सकिन्छ । झन अनलाईन बिजनेश गर्नेको लागि त यो अत्यन्तै महत्वपुण टुल हो । यसको मद्दतले कुनै पनि युजरको डाटालाई आफुले चाहेको अनुसराले फिल्टर गरेर हेर्न सकिन्छ । जस्तै , देशको आधारमा , उमेरको आधारमा , नामको आधारमा हामीले यसलाई फिल्टर गरेर हेर्न सकिन्छ ।
एक्सेल प्रयोग गर्दा ध्यान दिनैपर्ने कुराहरु
१.  कुनै पनि सुत्र प्रयोग गर्नुभन्दा पहिला = प्रयोग गर्नु भुल्नु हुदैन .
२. सबै सेल्सहरुको नाम फरक फरक हुन्छ |
३. row र column मिलेर सेल्स बन्दछ | सेल्सहरु मिलेर सिट बन्दछ  |  सिटहरु मिलेर वोर्क्बुक बनेको हुन्छ |

Some imporant Formulae 

Formulae for bill database

• 1. Amount = rate x quantity 
• 2. Total =sum(जोड्नुपर्ने सबै नाम्बरहरुलाई सेलेक्ट गर्ने ) Enter 

Formalue for student marksheet database

• Total =sum(जोड्नुपर्ने सबै नाम्बरहरुलाई सेलेक्ट गर्ने ) Enter 
• Percentage = Total मा click / सबै बिसयको फुलामार्कसले भाग गर्ने x100 
• Division =IF(पर्सेन्टेज मा क्लिक गर्ने  >=60,"First",IF(फेरी पर्सेन्टेज मा क्लिक गर्ने >=45,"Second",IF(फेरी पर्सेन्टेज मा क्लिक गर्ने >=35,"third")))
• Result=If(And(पहिलो बिसयको मार्क्समा क्लिक गर्ने >=३२,फेरी अर्को सब्जेक्टको अंकमा क्लिक गर्ने >=३२ , यसरि नै अघिको जस्तै सबै सब्जेक्टको मार्क्समा क्लिक गर्दै अघिको जस्तै गर्दै जाने ),"pass","Fail") Enter

Formulae for Price Catelogue Database

• =vlookup(छेउकै प्रोडक्ट नाममा क्लिक गर्ने , रेन्ज सेलेक्ट गर्ने , 2,0) Enter 
• Note:- रेन्ज भनेको प्रोडक्ट नेम र प्राइस भनेर बुझ्नुपर्छा . 

Formulae for Employee attendance sheet

ü  Total Present Days  = Countif(Range Select , "P") Enter ;

ü  Total Absent Days = Countif(Range Select , "A") Enter

ü  Total Off Days = Countif (Range Select ,"Off") Enter

ü  Total Days= Total Present Days + Total Absent Days + Total Off Days

ü  Total Paid Days= Total Present Days+Total Off Days

ü  Salary Per Day= Basic Salary / Total  Days

ü  Total Salary= Total Paid Days X Salary Per Day 

Shortcut Key For Excel 

• ctrl + shift + ;              = inserting the correct time
• ctrl + ;                         = insert date
• Ctrl +space                 = highlighting a column 
• Shift + space              = highlight a row 
• Ctrl + 0                      = remove column 
• Ctrl + 9                       = remove row 
• alt + enter                  =Insert  new line
• Ctrl + ~                       = show / hide formulae 
• ALT + H + M             = MERGE CELLS  

• ALT + N                   = INSERT TAB
• ALT + H + M          = MERGE CELLS
• CTRL + 1               = FORMAT CELLS
• ALT + H + W          = WRAP TEXT
• ALT + H + B           = BORDERS
• ALT + N + V            = PIVOT TABLES
• ALT + N + C             = COLUMN CHARTS
• ALT + N + SZ              = PIVOT CHARTS
• ALT + P + O              = ORIENATATION
• ALT + P + R                = PRINT AREA
• ALT + F + E               = EXPORT IN PDF
• ALT +M + M               = DEFINE NAME
• ALT + M + W               = WATCH WINDOW
• ALT + A + FF               = FLASH FILL
• ALT + A + V               = DATA VALIDATION
• ALT + A + M               = REMOVE DUPLICATES
• ALT + A + W+ G               = GOAL SEAK
• ALT + A + W+ T               = DATA TABLE
• CTRL + B                     = BOLD
• ALT +A + T                         = FILTER